Administra tu tiempo y reduce el estrés

Si al final del día sientes que te arrastró un alud de pendientes y tienes que dedicarle horas extras al trabajo, entonces necesitas conocer algunas estrategias para aprovechar mejor el tiempo.


Cuando trabajamos sin administrar de manera adecuada nuestro tiempo, nos sentimos como si hubiéramos corrido sobre la arena: mucho esfuerzo y poco avance. Pero es porque a cada paso nos distraemos, sacamos adelante actividades que no son prioritarias, leemos los correos conforme van llegando o los compañeros nos interrumpen constantemente.

Parecería una verdad de Perogrullo decir que el tiempo pasa, independientemente de lo que hagamos con él. Pero a veces se nos olvida y lo malgastamos como si fuera un recurso renovable.

Y entonces nos sentimos estresados por no haber realizado las labores que debíamos; terminamos el día cansados, como si lleváramos a cuestas una sobrecarga de trabajo. O, siguiendo con la misma metáfora, como si hubiéramos corrido en la arena.

La administración efectiva del tiempo es una necesidad básica para llevar una vida menos estresante y más productiva. Es decir, los beneficios se extienden a todos los ámbitos de tu vida, no sólo al trabajo.

Desarrollar las habilidades adecuadas de administración y organización del tiempo requiere de mucha práctica y perseverancia. Los expertos recomiendan estudiar las estrategias, escoger sólo una e intentar implementarla durante dos a cuatro semanas para ver si funciona. Si sí, entonces trabaja sobre la siguiente.

La idea es que no tomes todas e intentes modificar tu vida 180 grados, pues sería un giro drástico y, seguramente, irrealizable.

Planea cada día 

Para que logres sentirte en control sobre tu vida, escribe una lista de pendientes por realizar y dale prioridad a los más importantes. Lleva una agenda con tus actividades diarias para minimizar conflictos entre citas y evitar problemas de último minuto.

Prioriza tus pendientes

Las actividades más irrelevantes son las que más quitan el tiempo. De 5 minutos en 5 minutos, al final del día puede ser significativo el tiempo que le dedicaste a pequeñeces.
Apégate al plan.

Aprende a decir que no 

Negarse a asumir una carga de trabajo adicional puede ser complicado: requiere asertividad, es decir, buenas habilidades de comunicación para ser honestos sin proyectar una imagen poco profesional. Pero es necesario hacerlo cuando, por asumir demasiados pendientes, sabes que vas a quedar mal en algunos de ellos.

Delega 

Revisa tus pendientes del día y, siempre que puedas, considera cuáles pueden ser delegados. Aprender a delegar requiere desarrollar habilidades de liderazgo, pero el esfuerzo vale la pena, pues además es una cualidad muy valorada en cualquier trabajo.

Toma el tiempo que necesites para hacer un trabajo de calidad 

Resolver los pendientes rápido es fácil, pero la calidad no será la esperada. Y además, corregir los errores tomará su tiempo, por lo que al final el proceso se demorará y seguramente te hará quedar mal.

Desintegra los grandes pendientes 

Cuando una tarea necesita de mucho tiempo y esfuerzo puede parecernos monstruosa, nos paralizamos y entonces la posponemos. Esto es un error. Lo ideal es desintegrar o descomponer ese gran asunto en tareas menores. Así será más sencillo ir efectuando una por una. Al final, veremos el trabajo terminado y podremos respirar tranquilos.

Evalúa cómo estás gastando el tiempo 

Mantén un diario con todo lo que has hecho durante unos tres días, para determinar cómo estás invirtiendo tu tiempo. Revisa cómo puedes aprovechar el día de mejor manera.

Limita las distracciones 

Que no te dé pena cerrar la puerta de la oficina o apagar el teléfono móvil. Y del Internet, ni hablar: hay que evitar la tentación de navegar o de revisar ese nuevo mensaje que alguien nos envió por Facebook. Si la agenda te lo permite, programa estas actividades para un momento del día.

Toma descansos cuando sea necesario 

Si estás en un ambiente cerrado, sal a pasear a la calle o a alguna terraza. Cuando sea momento de tomar tus vacaciones, aprovéchalas. No subestimes el valor de los descansos para llenarte de energía.
Durante la jornada laboral, es mejor tomar un solo descanso largo, en lugar de varios breves. Esto se debe a que, generalmente, tras una interrupción, nos tardamos algunos minutos en volver a concentrarnos.

Inscríbete a un curso de administración del tiempo 

Una capacitación formal te permitirá lograr un conocimiento más profundo sobre estrategias como éstas, pero además podrás conocer herramientas para desarrollar habilidades concretas, como establecer prioridades, tomar decisiones acertadas, delegar y mejorar tu productividad.

Los correos: ¿herramienta o lastre?

Llegamos temprano a la oficina y lo primero que hacemos es abrir nuestro correo. La lista de mensajes nos abruma, pero pensamos que contestarlos nos tomará sólo unos minutos... cuando vemos el reloj, nos damos cuenta de que hemos pasado toda la mañana – el tiempo más productivo del día –, revisando y limpiando nuestra bandeja de entrada.

Leer los correos electrónicos y contestarlos puede demorar tanto, que en lugar de una herramienta de comunicación, a veces es un lastre que nos impide terminar el trabajo importante. Por ello, los expertos aconsejan:

• Establecer 2 ó 3 momentos del día para leer y contestar correos. De preferencia, que sea en los horarios más improductivos, como al inicio del día, justo antes de salir a comer y momentos antes de terminar la jornada. 

• Desactivar las alarmas de recepción de mensajes nuevos. Es útil cerrar el programa de correo o desactivar cualquier clase de sonidos, para que éstos no nos distraigan. 

• Priorizar la contestación de los correos. No tienes que responder en cuanto lees los mensajes. La regla de los 2 minutos es útil: si contestar el mensaje te tomará menos de ese tiempo, hazlo ya. Si no, posponlo, dependiendo de su importancia.